سیستم اتوماسیون اداری تام سافت نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت بررسی كارتابل.در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود.
سیستم اتوماسیون اداری بدون كاغذ تام سافت با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.

تعريف انواع درجه الويت نامه ها و ارجاعات
تعريف انواع درجه اهميت نامه ها و ارجاعات ( عادي ، فوري ، آني )
تعريف انواع زبان نامه ها
امکان تعريف انواع ارتباط نامه ها با هم (مانند: پيرو، بازگشت و ...)
تعريف پرونده شخصی برای هر يک از کاربران سيستم
تعريف انواع تمپليت (الگو) هاي نامه
تعريف نامه‌هاي تيپ
تعريف انواع دسته‌بندي نامه
تعريف انواع طبقه‌بندي نامه ( عمومي ، عادي ، فوري ، محرمانه و ... )‌
تعريف هامش‌هاي نامه
امكان تعريف انواع نامه (‌نامه ، فاكس ، حكم و ... )‌
امكان تعريف انواع موضوع نامه (‌ بخشنامه ، صورتجلسه ،‌عمومي ، ... )

تشكيل پرونده براي كارها و نامه هاي مرتبط به آن و رويت و پيگيري پرونده ها
امكان طبقه بندي نامه ها بر اساس نوع نامه ،‌طبقه بندي ،‌ارسال ،‌ارجحيت و ...
امكان پاسخگويي به كارهاي ارجاع شده و اعلام خاتمه كار از طريق ارجاع كننده
امكان ارجاع نامه از طريق تصوير ، صوت ،‌پيغام تلفني و ...
استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات
امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورات بعدي
اعلام وضعيت كارهايي كه هنوز خاتمه نيافته است
امكان تاثير گذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبير خانه ها

امكان گزارش گيري از مكاتبات در واحد ها و نامه هاي ارسالي و دريافتي در سازمان
امكان مشاهده عملكرد كاركنان ( وضعيت سرعت يا تاخير در انجام كارها )
امكان مشاهده و گزارش گيري از پيام ها و امكان مشاهده كارتابل مكاتباتي
امكان گزارش از نامه هاي دريافتي از بايگاني كه هنوز به بايگاني عودت داده نشده اند

ثبت يادداشت بروی ارجاعات ارسال شده و دريافت شده
امکان جابجايی ارجاعات کارتابل(جاری يا پيگيری) در پرونده های قابل تعريف در کارتابل
مشاهده خلاصه کارتابل (نامه‌ها، ارجاعات، هشدارها و بحث‌هاي خوانده نشده)

تعريف انواع مدارک
تعريف صفات خاص هر يک از انواع مدارک
ثبت اطاعات مدارک در سيستم
تعيين کاربر يا گروه کاربرانی که مجاز به استفاده از مدارک مشخصی هستند
قراردادن مدارک در پرونده و طبقه بندی بايگانی سيستم